Neuteilbesprechung oder sinnvolles sinnfrei gestaltet

Die neuteilbesprechung ist eines meiner zentralen Themen meiner Diplomarbeit.
Für mich ist diese Besprechung ein sehr gute Einrichtung, zumindest vom Grundgedanken her. Die Ausführung ist nicht nur meiner Ansicht nach mangelhaft.

Kurz zusammengefasst:
Die Besprechung ist unstrukturiert, die Teilnehmer sind unvorbereitet und die verwendeten Dokumente sind als Hilfsmittel ungeeignet. Das Resultat ist entsprechend.
Für mich ist diese Sitzung eine Blümchentee Veranstaltung nur ohne Blümchentee!

Von Anfang:
Diese Besprechung ist dazu vorgesehen, um den beteiligten Abteilungen den informationsaustausch für ein neues Projekt zu ermöglichen. Dazu ist logischerweise eine Vorbereitung notwendig, um auch zu wissen, was an dem Teil passiert und wie sich evtl. nach- oder vorgeschaltete Arbeitsschritte auf den eigenen Prozess auswirken.